Prowadzenie ksiąg handlowych

Księgi handlowe prowadzone były już wieki temu. Pierwsze zasady ich prowadzenia opisał Benedetto Cotrugli w 1458 roku,  a w 1494 roku ukazała się pierwsza drukowana praca na ten temat autorstwa Luca Pacioliego, który był dobrym obserwatorem systemu księgowości Wenecjan. Chociaż współczesne księgi handlowe to w zasadzie zaawansowane programy komputerowe, to cel ich prowadzenia pozostał ten sam – dokładna kontrola nad sytuacją finansową firmy.

 

Kto musi prowadzić księgi handlowe?

Do prowadzenia tzw. pełnej księgowości zobowiązane są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne. Obowiązek ten dotyczy też osób fizycznych i innych spółek, których  roczny limit przychodów wyniósł co najmniej równowartość 2.000.000 euro. W tym roku do pełnej księgowości zobowiązane są podmioty, które w 2020 roku osiągnęły przychody w wysokości 9.030.600 zł. Firmy, które prowadziły pełną księgowość, a w poprzednim roku nie udało im się osiągnąć tego limitu, mogą wrócić do księgowości uproszczonej.

 

Czym są księgi handlowe?

Dawniej były to grube księgi z tabelami. Dziś, jak już wspomniano, księgi prowadzone są głównie w formie elektronicznej. Poszczególne części ksiąg handlowych reguluje ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości. Są to: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, Inwentarz tj. wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją oraz zestawienia obrotów i sald. W dzienniku zapisuje się chronologicznie wszystkie zdarzenia w firmie, nadając im kolejne numery. Księga główna służy do księgowania podwójnego, po stronie Winny i Ma. Tu zdarzenia rejestrowane są systematycznie. Księgi pomocnicze to rozszerzenie księgi głównej – uzupełnia się w nich dodatkowe informacje. Zestawienie obrotów i sald (tzw. bilans próbny) to comiesięczne zestawienie zapisów z dziennika i księgi głównej. Oczywiście muszą się one ze sobą zgadzać, jeśli były prowadzone prawidłowo. Zestawienie aktywów i pasywów prowadzi się w firmach, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony we wspomnianej ustawie.

 

Kto może prowadzić księgi handlowe?

Teoretycznie księgi handlowe może prowadzić osobiście właściciel firmy – nie ma ku temu prawnych przeciwwskazań. W praktyce jednak pełna księgowość wymaga ogromnej wiedzy, doświadczenia i bieżącego analizowania wciąż zmieniających się przepisów. Z tego powodu większość firm decyduje się na zatrudnienie księgowego lub prowadzenie księgowości zaufanemu biuru rachunkowemu.